In je algemene voorwaarden zijn als het goed is de betalingsvoorwaarden vastgelegd. Ook op een factuur staat een vervaldatum. Als de betaling lang op zich laat wachten kun je de volgende stappen ondernemen:

• Betalingsherinnering(en) sturen
• Een formele juridische sommatie (laatste aanmaning) sturen
• De factuur voor incasso uit handen geven aan een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat.

Betalingsherinnering(en)

Als na het verstrijken van de betalingstermijn nog geen geld binnen is, stuur dan een betalingsherinnering. Schrijf een normale, zakelijke brief, waarin je vriendelijk verzoekt tot betaling over te gaan. Stel in de brief een nieuwe betalingstermijn, bijvoorbeeld twee weken na dagtekening van de brief. Als het een klant is die je goed kent, kun je natuurlijk ook telefonisch contact opnemen en vragen naar de stand van zaken.

Omdat sommige bedrijven pas na een betalingsherinnering overgaan tot betaling kan het verstandig zijn om een korte betalingstermijn te hanteren.  

Betalingsregeling

Als een klant wel wil, maar niet kan betalen, spreek dan een betalingsregeling af. Bespreek met de klant wat haalbaar is en bevestig deze afspraak schriftelijk.

Wettelijke handelsrente in rekening brengen

Als de betaling niet op tijd binnen is, mag je volgens de wet rente op de vordering berekenen. Dit kondig je aan door in de brief te vermelden dat als de betaling niet voor een bepaalde datum binnen is, je wettelijke rente zult toepassen.

De wettelijke handelsrente bedraagt (per 1 januari 2008) op jaarbasis 11,2%. Deze mag je in rekening brengen vanaf het moment dat de eerste betalingstermijn is verstreken. In de praktijk laten veel ondernemers deze rente achterwege, en wordt dit pas berekend op de sommatie of bij het uit handen geven van de factuur voor incasso.

Sommatie sturen

Als een klant ook na de herinnering(en) niet betaalt, kun je overgaan tot een formele sommatie, ook wel laatste aanmaning of ingebrekestelling. In deze brief waarschuw je dat je een incassoprocedure zult beginnen als er niet tijdig wordt betaald, waarbij de kosten uiteraard voor rekening van de klant zullen zijn. Een sommatie moet aan een aantal zaken voldoen. Zo moet een sommatie als zodanig herkenbaar zijn en bepaalde juridisch correcte formuleringen bevatten.

Incassobureau

Als een sommatie nog geen effect heeft, kun je de factuur uit handen geven. Dit kan bij een incassobureau. Een incassobureau is een commerciële dienstverlener zonder speciale juridische status of bevoegdheden. Een brief van een incassobureau kan een wanbetaler afschrikken, maar in feite kan een incassobureau niet meer dan jezelf kunt doen. Ook zij maken gebruik van een gerechtsdeurwaarder of advocaat als na het versturen van betalingsherinneringen en een sommatie nog niet tot betaling is overgegaan.

Gerechtsdeurwaarder

In plaats van een incassobureau kun je ook een gerechtsdeurwaarder inschakelen. Tot een bedrag van € 5.000,- kan deze zelf procederen bij de kantonrechter. Voor hogere vorderingen moet een gerechtsdeurwaarder een advocaat inschakelen. Een gerechtsdeurwaarder heeft de hele incassoprocedure in een hand: sommatie, dagvaarding en tenuitvoerlegging van een vonnis.

De gerechtsdeurwaarder verhaalt in beginsel zijn kosten op de wanbetaler (mogelijk door de sommatie) en incasseert ook de wettelijke rente. In principe kost het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder dus niets, maar als de deurwaarder de kosten niet helemaal kan verhalen, dan moet je die alsnog betalen. Dit is meestal vermeld in de algemene voorwaarden.

Advocaat

Als je moeilijkheden met de klant verwacht kan het verstandig zijn een advocaat in te schakelen. Bij vorderingen van meer dan € 5.000,- zul je een advocaat in moeten schakelen. Boven dit bedrag komen geschillen voor de rechtbank, waar je je moet laten bijstaan door een advocaat. Deze declareert zijn werkzaamheden op basis van een uurtarief. Ook een advocaat probeert, net als een gerechtsdeurwaarder, zijn kosten op de wanbetaler te verhalen.

Goederen terughalen

Soms kun je gebruikmaken van het ‘recht van reclame’ of het 'eigendomsvoorbehoud'. Het verdient de aanbeveling om in je algemene voorwaarden op te nemen dat goederen of diensten worden geleverd onder eigendomsvoorbehoud. Mocht een klant niet betalen, dan kun je de geleverde goederen of diensten opvorderen als je eigendom (revindicatie). Dat is ook handig voor het geval je klant onverhoopt failliet gaat.